Certificados Digitais para Condomínio
Todos os condomínios devem possuir a certificação eletrônica. A certificação digital é obrigatória e necessária acessar o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal.
Sem esse acesso, o síndico não consegue enviar dados importantíssimos referentes aos seus funcionários, e pode, inclusive, ser penalizado com multas pela Justiça do Trabalho, além do condomínio ficar suscetível a processos trabalhistas.
As dúvidas ainda são muitas sobre o tema. Pensando nisso, elaboramos um pequeno guia com perguntas e respostas frequentes sobre o tema.
Por que preciso providenciar a certificação digital?
Ela servirá para que o síndico, ou a administradora, utilize o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal. É por ali que trafegam informações sobre o FGTS, INSS, RAIS, entre outros.
Se meu condomínio não tem funcionários, eu preciso da certificação digital?
Ainda assim é necessário investir na assinatura eletrônica, já que quem faz uso de RPAs (recibo de pagamento para autônomos) também terão de usar o canal “Conectividade Social” para fazer a transmissão de dados. Informações sobre o Imposto de Renda também serão enviados por esse canal.
É necessário para todos os condomínios?
Sim, todos, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos
O que acontece se meu condomínio não providenciar a assinatura eletrônica?
Nesse caso, dados importantes sobre os funcionários, não serão enviados à Caixa Econômica Federal. O síndico e o condomínio ficam passíveis de processos trabalhistas e multas da Justiça do Trabalho.
Quais os documentos são necessários?
São necessários os seguintes documentos originais e suas cópias simples:
Convenção do condomínio
Cartão de CNPJ do condomínio
Ata de eleição do síndico
RG e CPF do síndico (ou CNH) e comprovante de residência
E se o cadastro do síndico atual não estiver atualizado junto à Receita Federal?
Um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital é o síndico atual não estar cadastrado na Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que ainda não emitiram a sua assinatura digital.
Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual. É preciso regularizar esta informação.
Que vantagem traz estar certificado?
Além de estar em dia com a legislação, fica bem mais simples saber se as contribuições dos funcionários estão em dia, sendo feitas corretamente, ou se a administradora/empresa terceirizada está atrasando aos direitos dos colaboradores.
Posso pedir para outra pessoa ir fazer o certificado para mim?
Não. Apenas o síndico pode retirar o equipamento em uma autoridade certificadora. A administradora pode ajudar colocando em ordem a documentação do condomínio e do síndico, mas quem deve ir ao agendamento é o responsável pelo empreendimento. Não é possível fazê-lo por meio de procurações, por exemplo.
Por que tanta gente acha difícil tirar o certificado?
Porque os documentos precisam estar todos sem nenhum tipo de discrepância. O nome do síndico, grafado de maneira igual ao que está nos seus documentos, deve estar na base da Receita Federal, como responsável pelo empreendimento. O nome do condomínio também deve estar escrito da mesma maneira, seja na Receita Federal ou nas atas apresentadas no momento de tirar o certificado.
Lembre-se, o certificado digital é como se fosse o RG do condomínio. Não pode haver nenhuma dúvida documental.
Meu condomínio foi construído antes de 1964, e não tem convenção. Como é possível fazer a certificação?
Nesses casos, é possível fazê-la tendo em mãos a matrícula-mãe do empreendimento. É necessário trazer um documento chamado Certidão de individualização do Condomínio e também a ata de eleição do síndico com a assinatura de um dos condôminos que deve comprovar a propriedade do imóvel.
Quanto tempo demora para obter a assinatura eletrônica?
Isso vai depender das condições da papelada do condomínio. Se estiver tudo em dia, da maneira correta, sem nenhum erro, seu certificadora ficará pronto em menos de uma hora.. Mas quando há discrepâncias, vai demorar o tempo necessário para regulariza-las.
Que tipo de equipamento vale mais a pena?
Depende de quem irá usá-lo. Se o condomínio contar com a ajuda de uma administradora, o condomínio poderá arcar apenas com os custos de um cartão – os custos das leitoras poderão ser divididos. Porém, se é com o síndico que o equipamento vai ficar, ele pode optar pela compra de um token (aparelho similar a um pen drive), ou pelo combinado de cartão e leitora.
